Eigenentwicklung oder Standardlösung? Die falsche Antwort kostet im Mittelstand schnell sechsstellige Beträge. Wie Sie die Entscheidung systematisch treffen — entlang von fünf konkreten Kriterien.

„Sollen wir das selbst entwickeln oder kaufen?" Diese Frage stellt sich im Mittelstand fast bei jeder größeren Software-Investition. Die falsche Antwort kostet schnell sechsstellige Beträge — entweder durch eine Eigenentwicklung, die nie fertig wird, oder durch eine Standardlösung, die nie passt. Die richtige Antwort ist meistens unbequemer, als man hofft.

Wann Standardsoftware (Buy) die richtige Wahl ist

Standardsoftware kaufen Sie, wenn das Problem in Ihrer Branche oder Funktion verbreitet ist und ein Markt von Anbietern existiert, die es lösen. Buchhaltung, Lohn, ERP, CRM — hier zu eigen entwickeln, wäre fahrlässig. Sie zahlen mehr für die Entwicklung, als die Lizenz kostet, und der Anbieter pflegt die Lösung mit jeder Steuergesetzänderung weiter, während Ihre Eigenentwicklung jeden Januar zur Großbaustelle wird.

Wann Eigenentwicklung (Make) die richtige Wahl ist

Eigenentwicklung lohnt sich, wenn Ihr Prozess Ihr Wettbewerbsvorteil ist und keine Standardlösung diesen Vorteil abbildet. Ein Maschinenbauer, der einen einzigartigen Konfigurator für Sondermaschinen hat — das ist Make-Territorium. Eine Standardlösung würde diesen Vorsprung einebnen.

„Make oder Buy ist keine technische, sondern eine strategische Frage. Was ist Ihr Differenzierungsmerkmal — und was ist Commodity?"

Fünf Kriterien für die Entscheidung

  • Strategische Relevanz: Ist der Prozess Teil Ihres Wettbewerbsvorteils oder Commodity? Differenzierende Prozesse: Make. Commodity: Buy.
  • Komplexität und Veränderung: Wie oft müssen Sie den Prozess anpassen? Hochdynamische, individuelle Prozesse sind in Eigenentwicklung agiler. Statische in Standardlösungen günstiger.
  • Verfügbarkeit von Know-how: Haben Sie intern oder partnerschaftlich Entwicklungskapazität? Ohne diese verteuert sich Make schnell um den Faktor 2-3.
  • Time-to-Value: Wie schnell brauchen Sie eine Lösung? Standardsoftware ist in Wochen produktiv, Eigenentwicklung in Monaten bis Jahren.
  • Total Cost of Ownership: Nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch laufender Betrieb, Anpassungen, Schulungen, Lock-in-Effekte und Migrationskosten.

Die dritte Option: Configure

Zwischen Make und Buy liegt eine oft übersehene dritte Option: Standardsoftware mit substanziellen Konfigurations- oder Erweiterungsmöglichkeiten. Moderne Plattformen wie Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics erlauben deutlich mehr Anpassung als reine Buy-Modelle, ohne in das Risiko einer reinen Eigenentwicklung zu rutschen. Für viele Mittelständler ist das die ehrlichste Antwort: Configure statt Make.

Wo Mittelständler typischerweise falsch entscheiden

Zwei Muster begegnen mir in Beratungsmandaten besonders häufig. Erstens: Make-Entscheidungen aus Kontrollangst. Eine Standardlösung wird abgelehnt, „weil wir abhängig vom Anbieter werden" — und dann eine Eigenentwicklung gestartet, die intern niemand wirklich beherrscht. Die Abhängigkeit verschwindet nicht, sie verschiebt sich nur ins Innere. Zweitens: Buy-Entscheidungen aus Bequemlichkeit. Ein Standardtool wird gekauft, „weil das ja Marktführer ist" — ohne zu prüfen, ob es zu den Besonderheiten des eigenen Prozesses passt.

Fazit

Make-or-Buy ist keine Bauchentscheidung und auch keine Frage des Bauchgefühls der Geschäftsführung. Wer die fünf Kriterien systematisch durcharbeitet und die dritte Option „Configure" ehrlich prüft, trifft Entscheidungen, die auch nach drei Jahren noch tragen. Alles andere ist Glück.